Je älter du wirst, desto häufiger wird es so sein, dass dir nicht genug Zeit bleibt, um alle anstehenden Aufgaben auf einmal zu erledigen. Spätestens in einer intensiven Prüfungsphase ist ein effektives Zeitmanagement unumgänglich. Dann kann dir das Eisenhower Prinzip dabei helfen, die zur Verfügung stehende Zeit bestmöglich zu nutzen.
Hier erfährst du alles, was du zum Eisenhower Prinzip wissen musst.
Inhaltsverzeichnis
Häufig gestellte Fragen
Das Eisenhower Prinzip wird zur Produktivitätssteigerung angewendet. Ziel ist es, sich auf das Wesentliche zu fokussieren und sich dabei nicht von Kleinigkeiten ablenken zu lassen. Die Technik soll dabei helfen, Prioritäten zu setzten und sich nicht im Klein-Klein zu verlieren.
Woher das Eisenhower Prinzip seinen Namen hat, ist nicht eindeutig geklärt. Es soll tatsächlich der frühere General und US Präsident Dwight D. Eisenhower entwickelt haben. Einen Beweis für diese These gibt es jedoch nicht.
Sowohl Unternehmen, als auch Privatpersonen können es für sich nutzen. Du kannst deine Aufgaben im Beruf ordnen, aber auch dein privates Zeitmanagement z. B. bei der Prüfungsvorbereitung optimieren.
Das Eisenhower Prinzip arbeitet mit einer Matrix in der du deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Kategorien sortierst. Das aufwendigste daran ist, dass du dir zu Beginn darüber Gedanken machen musst in welche Kategorie die unterschiedlichen Aufgaben in der Eisenhower-Matrix gehören.
Stehen Projekte mit neuen Aufgaben an, bei denen du noch keine Erfahrungswerte sammeln konntest, kann es schwierig werden die Eisenhower-Matrix zielführend zu befüllen. Es ist also etwas Übung und Erfahrung nötig, um das Eisenhower Prinzip effizient zu nutzen.
Eisenhower Prinzip: Definition
Beim Eisenhower Prinzip geht es darum, das eigene Zeitmanagement zu optimieren und Aufgaben geplant zu erledigen. Dies wird erreicht, indem Wichtiges von Unwichtigem getrennt wird und anschließend die wichtigen Dinge vor den unwichtigen Dingen erledigt werden. Aber nicht nur die Wichtigkeit einer Aufgabe spielt eine Rolle. Auch die Zeit, die für eine Aufgabe zur Verfügung steht, ist ein wichtiger Faktor.
Deshalb wird beim Eisenhower Prinzip unterschieden zwischen:
- wichtigen und dringenden Aufgaben
- wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben
- nicht wichtigen, aber dringenden Aufgaben
- nicht wichtigen und nicht dringenden Aufgaben
Eisenhower Prinzip einfach erklärt:
Das Eisenhower Prinzip ist eine Technik aus dem Zeitmanagement, die anstehende Aufgaben in vier Kategorien einteilt. Diese Einteilung soll bei der Entscheidung helfen, welche Aufgaben als nächstes erledigt werden sollen. So hilft diese Technik dabei, die Produktivität zu steigern.
Die Aufgaben in der Eisenhower Matrix
Deine Aufgaben lassen sich wie in nebenstehender Matrix in vier Quadranten einteilen. Dies hat den Vorteil, dass du eine gute Übersicht über alle anstehenden Aufgaben bekommst. Innerhalb der einzelnen Quadranten kann bei der Eintragung der Aufgaben wiederum eine Reihenfolge gebildet werden. Diese kannst du entweder im Sinne einer abnehmenden Wichtigkeit oder einer abnehmenden Dringlichkeit von oben nach unten vornehmen.
Schritt für Schritt Anleitung
- Sammlung aller anstehenden Aufgaben
- Die einzelnen Aufgaben in das jeweilige Feld der Eisenhower Matrix eintragen
- Überblick über aktuelle und zukünftige Beanspruchung schaffen
- Aufgaben nach Eisenhower Matrix und Dringlichkeit erledigen
Erledigen der Aufgaben
Nachdem du deine Eisenhower Matrix erstellt hast, kannst du nun anfangen, die Aufgaben zu erledigen. Du solltest nach dem folgendem Schema vorgehen:
Erledigen: Wichtige & dringende Aufgaben
Wichtige und dringende Aufgaben haben absolute Priorität. Wichtig sind dabei in der Regel vor allem Angelegenheiten, die den Beruf oder die Ausbildung betreffen. Diesen Aufgaben solltest du im Zweifel immer den Vorzug vor privaten Interessen geben und solltest du immer selber erledigen.
Ausnahmen von dieser Grundausrichtung sind Probleme schwerwiegender Art, die dich selbst, einen nahen Verwandten oder einen guten Freund betreffen. Wenn du ernsthafte gesundheitliche Probleme hast, hat naturgemäß deine Abschlussprüfung keine absolute Priorität mehr. Sollte dir dagegen deine Wohnung gekündigt werden, stellt sich die Frage, ob du nicht anderswo unterkommen kannst und dich trotzdem auf deine Prüfung konzentrieren solltest.
Daneben erfordert das Eisenhower Prinzip eine Dringlichkeit dieser Aufgaben. Wenn nicht ohnehin ein bestimmter Termin für diese Aufgaben feststeht, ergibt sich die Dringlichkeit in der Regel aus der Natur der Sache. Die Erledigung dieser Aufgaben hat oft ab einem bestimmten Zeitpunkt keinen Sinn mehr. Je näher dieser Zeitpunkt liegt, desto dringlicher ist diese Aufgabe.
Terminieren: Wichtige & nicht dringende Aufgaben
Die Wichtigkeit von Aufgaben ist nicht zwingend daran geknüpft, dass diese auch zeitlich nah erledigt werden müssen. Deshalb gibt es für diese Art von Aufgaben eine eigene Kategorie. Allerdings solltest du dir für diese Aufgaben einen festen Termin setzen, damit die Aufgaben nicht von Quadrant B in Quadrant A umgetragen werden müssen.
Wichtige aber nicht dringende Aufgaben können beispielsweise langfristig terminierte Projekte sein, die sich nach und nach abarbeiten lassen. Wichtig ist dann das Herunterbrechen in einzelne Aufgaben, für die dann wiederum großzügig gesetzte Termine festgelegt werden können. So wird eine Stauung von Aufgaben am Ende des Projekts vermieden.
Und auch sonst gibt es immer Dinge, die zwar anstehen, aber die keine zeitliche Priorität genießen. Diese bleiben dank der Eintragung beim Eisenhower Prinzip nicht nur im Hinterkopf, sondern stehen klar terminiert auf dem Papier.
Delegieren: Nicht wichtige & dringende Aufgaben
Bei diesen Aufgaben verhält es sich so, dass das klassische Eisenhower Prinzip vorsieht, dass du diese Aufgaben delegierst. Hast du das Pech, keine Führungskraft mit eigenen Mitarbeitern zu sein, bleibt dir nichts anderes übrig, als auch diese Aufgaben selber zu erledigen. Du solltest aber diese unwichtigeren Dinge zeitlich knapper bemessen, wenn du wichtige Aufgaben dringend zu erledigen hast. Außerdem kannst du diese Aufgaben deutlich großzügiger terminieren.
Nehmen wir das Beispiel mit der nahenden Abschlussprüfung. Diese macht den eigentlich wichtigen Geburtstag deines besten Freundes vergleichsweise unwichtig. Trotzdem findet dieser an einem bestimmten Termin statt. Deine Adaption vom Eisenhower Prinzip für diesen Fall sollte sein, dass du dir die Party verkneifst, aber vormittags anrufst, um zu gratulieren.
Verwerfen: Nicht wichtige & nicht dringende Aufgaben
Diese Aufgaben liegen in deiner Prioritätenliste ganz unten. Hier stellt sich die Frage, ob du diese Aufgaben überhaupt erledigen musst. Vergiss sie im Zweifel einfach.
Hilfsmittel für das Eisenhower Prinzip
Für die Erfassung deiner Aufgaben eignen sich für den ersten Überblick Stift und Papier. Im nächsten Schritt sollten die Listen jedoch auf den PC übertragen werden, weil sie sich dort leichter bearbeiten und erweitern lassen. Hilfreich sind außerdem Apps, die zu bestimmten Terminen rechtzeitig Bescheid geben, dass eine bestimmte Aufgabe dringend ansteht.
Vorteile und Nachteile
- Bessere Strukturierung anstehender Aufgaben
- Aufgaben werden in einer sinnvollen Reihenfolge erledigt
- Die Priorisierung hilft dir effizienter deine Aufgaben zu erledigen
- Aufgaben, die nur Zeit rauben, werden herausgefiltert, so sparst du Zeit
- Wichtige Dinge werden in der Regel selten dringend, weil du dich von Natur aus um sie kümmerst
- Die Einteilung in die Kategorien kann sich als Schwierigkeit herausstellen
- Aufgaben lassen sich oft nicht gleichmäßig auf alle vier Quadranten verteilen
